интервью, нефинансовые отчеты

Наталия Теленкова о преимуществах выпуска нефинансовых отчетов, «подводных камнях» подготовки и новом формате обратной связи

Во всем мире ежегодно готовится более 6 000 нефинансовых отчетов и эта цифра динамично растет. Украинские компании понемногу приобщаются к практике  раскрытия не только экономических, но и социальных/экологических показателей. Как и любое новшество, подготовка нефинансовых отчетов вызывает много вопросов, включая «зачем», «для кого», и «как».  Компания «Эрнст энд Янг» не так давно выпустила свой третий отчет о корпоративной ответственности, получивший много позитивных отзывов. Поделиться опытом подготовки, наработками и возможными сложностями мы попросили  Наталию Теленкову, руководителя комитета по вопросам корпоративной ответственности компании «Эрнст энд Янг».

Наталья, поздравляю вас с успешным выпуском нового отчета, уже третьего. Как бы вы его охарактеризовали в нескольких словах? 

Спасибо! Отчет получился информативным, насыщенным и светлым.

Все получилось, что хотели? Насколько финальный вариант отличался от задуманного?

Мы реализовали все, что планировали. Единственное, мы планировали страниц 20, в итоге получилось 50. Но жалеть собственно не о  чем, ведь мы расширили изначальный план важными и интересными сведениями, сделав отчет более полным.

Объем отчета – сложный вопрос для многих компаний. С одной стороны, хочется написать как можно больше, с другой – есть риск перегрузить лишней информацией.

При подготовке отчета, я анализирую отчетыпредыдущих лет. Там мы о многом уже рассказали, поэтому, чтобы облегчить чтение,определенные темы мы сократили, лишь указав что информацию можно найти в отчете предыдущего года.

Но все же о некоторых вещах нельзя было не упомянуть, хотя они и повторялись. Например, прежде чем рассказать о новом этапе развития той или иной программы, нельзя не описать вкратце ее суть. Но основным наполнением должны стать новые проекты и показатели деятельности в динамике.

Раз уж мы затронули тему предыдущих отчетов, с чего все начиналось? Что послужило толчком к подготовке первого нефинансового отчета?

Мы подписанты Глобального договора ООН, согласно правилам ГД каждые 2 года нужно предоставлять  отчет о прогрессе. Абсолютно нормальное требование, несложный формат, но уйти от подготовки отчета нельзя. Готовить его необходимо, иначе можно попасть в «черный список», и репутация пострадает.

Наш первый отчет был очень простым – 20 страниц с фактами из жизни компании, подтверждающими приверженность 10 принципам Глобального Договора. После его выпуска мы поняли, что опыт был положительным. Сотрудники, клиенты делились впечатлениями: «Мы всегда знали, что у компании много инициатив для общества, но никогда не видели этого в одном документе, дающем комплексное представление».

Сегодня отчет  стал для нас  инструментом самоконтроля, который позволяет мониторить ряд показателей жизни компании на регулярной основе. А также, это справочник, к которому мы обращаемся за информацией в течение года.

И, разумеется, отчет является эффективным каналом коммуникации, который делает компанию более открытой для стейкхолдеров. Наши кадровики рассказывают, что за последние годы кандидаты на интервью часто цитируют наш отчет по корпоративной ответственности. Почему? Потому что эта информация легко воспринимается любым внешним читателем. Это то, что запоминается.

Как вы уже отметили, ваш первый отчет был подготовлен согласно формату Глобального Договора, но затем вы перешли на стандарт Глобальной инициативы по отчетности (GRI). Почему?

Это наиболее распространенный глобальный стандарт, по которому компании готовят нефинансовые отчеты. Само слово «стандарт» говорит о том, что есть единый образец написания и подачи отчета. И если человек захочет получить какие-то данные и сопоставить их с данными любой другой компании, то для него этот отчет будет достаточно информативным.

Еще. Сейчас много говорят о том, что нет индикаторов, по которым можно измерить эффективность программ корпоративной ответственности. А стандарт, в котором уже собраны определенные количественные и качественные показатели, является своего рода мерилом, с помощью которого можно сопоставлять себя вчерашнего с  собой сегодняшним.

Поэтому единожды написавотчет по GRI,  мы продолжаем следовать стандарту.

Для кого вы пишете отчет, кто ваши читатели?

В первую очередь – это наши сотрудники. Поэтому отчет содержит  много информации, которая относится и к жизни компании, и к инициативам  для сотрудников. Также это партнеры компании, которые благодаря отчету могут получить комплексное  представление о влиянии компании на жизнь общества и оценить работу тех подразделений компаний, которые отвечают за реализацию программ для сотрудников и социальных программ. Если говорить о внешних стейкхолдерах: нам важно восприятие клиентов,потенциальных сотрудников - им импонирует открытость компании.

Подготовка отчета – сложный процесс, который требует огромных ресурсов и вовлеченности многих людей.  Как организован это процесс в вашей компании, с чего начинается подготовка?  Кто и как определяет, каким будет отчет?

Общую структуру мы продумали 3 года назад, она определяется направлениями КСО инициатив в 4 сферах– рынок, офис, окружающая среда и общество.

На начальном этапе подготовки я максимально наполняю заданную структуру событиями, а также показателями, опубликование которых требуется стандартом.

Затем -  этап первых встреч  с руководителями соответствующих департаментов, с которыми мы расширяем план фактажом. В прошлом году это был довольно длительный процесс, занявший около двух недель. В этом году все было быстрей, поскольку мы просто отметили, что оставляем, что нет, какие новые инициативы добавляем. Одной недели вполне хватает.

За этим этапом следует сбор информации, тут подключается очень много людей. И вот этот процесс длительный: у всех есть текущие проекты, в промежут ках между которыми надо описывать проекты периода минувшего, приходится подстегивать, напоминать.  Признаюсь, что в этом году нам хотелось пройти этот этап за 2 месяца, но получилось - за 5.

Кстати, на данном этапе уже очень интересно сопоставлять новые данные с предыдущими. Смотрим, какие показатели ухудшились, а какие улучшились, делаем выводы и принимаем решения, оптимизируя деятельность.

После сбора информации, какой следующий этап?

Идет вычитка материала по каждому разделу, уточнение деталей,  данных. Рисуются графики, таблицы, диаграммы, собираются фотоматериалы. Проходит вторая, третья, четвертая вычитка. Потом компонуется финальный текст и отдается в перевод, затем в верстку.

Вы подсчитывали, сколько времени заняла подготовка отчета «от и до»?

Мы начали в августе и выпустили отчет в мае. Но это долго. Так вышло, потому что второй этап (сбор информации) занял в 2 раза больше времени, чем хотелось. Думаю, в этом году мы все сделаем гораздо быстрее. Полгода должно вполне хватить.

В  процессе подготовки отчета  вы, несомненно, сталкивались с различными «подводными камнями», можете рассказать о самых распространенных? 

Я бы выделила такие риски:

  1. Риск недооценить сложность задачи.
  2. Планирование времени  усложняется тем, что задействовано большое количество людей из разных департаментов, у каждого свои функции, задачи, и сбор информации для отчета для них часто становится задачей сверх программы.
  3. Есть риск преодоления сопротивления (не все понимают, зачем нужно готовить отчет). Это особенно актуально при подготовке первого отчета. Мы, например, писали письмо от первого лица компании. К третьему отчету стало намного легче, поскольку многие уже знакомы с процессом и не задают лишних вопросов.
  4. Обратная связь - важный момент, необходимо продумать каналы получения фидбека и механизмы стимулирования.
  5. Сложно собирать информацию, которая относится к предыдущим периодам и не структурирована. Мы сейчас уже на протяжении года аккумулируем информацию, которая  нужна будет для подготовки отчета (фотографии, количественные показатели и т.д.)

Бывают случаи, когда после 6-8 месяцев напряженной работы практически готовый отчет отдавался на финальное согласование руководству, которое его просто «зарубило»:  не тот текст, не такое оформление и т.д. Сталкивались ли вы с подобной проблемой?

Во-первых, с руководством изначально согласовывается содержание отчета: уровень раскрытия информации, основные показатели. После сбора информации, первый вариант отдается на вычитку в отдел по устойчивому развитию,  который специализируется на верификациий нефинансовых отчетов, в маркетинговый отдел и генеральному директору. Это до верстки, на этапе финализации текста.

Соответственно, весь отчет «зарубиться» не может.  Может уйти/добавиться какая-то фраза, цифра.

Большой проблемой многих отчетов украинских компаний, что также отмечают читатели конкурса нефинансовых отчетов ReadersChoiceAward, является стиль подачи информации. Компании часто впадают в две крайности: либо это «рекламный буклет», либо абсолютно сухая, неинтересная и слабо читабельная информация. Не так часто встречаются легко читаемые, и в то же время информативные отчеты.

Мы интересовались у стейкхолдеров, не слишком ли сухой текст, не слишком ли просто /сложно написано. И ответ как раз был положительным. Наверное, мы нашли тот баланс, при котором информация доступно изложена и достаточно содержательна. 

В отчете важно не перегрузить читателя официальным слогом, и, в то же время, не уйти в совершенно разговорный стиль. Мы старались держаться где-то посерединке, чтобы отчет читался легко, поскольку понимаем, что ежедневно люди получают много информации, и когда она подана сложно и необязательна для прочтения, всегда возникает желание отодвинуть ее подальше. Наша задача сделать так, чтобы наш отчет прочитали максимальное количество людей, и сделали это с удовольствием.

Вы первые в Украине провели дискуссию со стейкхолдерами, собрав вместе бизнес, медиа, общественные организации и попросив их оценить ваш новый социальный отчет и честно высказать свое мнение. Не страшно было?

Да, было немного страшно, но мы решились и не жалеем!Будем обязательно продолжать.

В чем эффективность такого формата обратной связи?

Мы всегда собирали мнение сотрудников, а вот  комментарии от экспертного сообщества, клиентов были скорее фрагментарные. Поэтому мы решили собрать людей за круглым столом, чтобы они открыто высказали свое мнение. Во-первых, так мы простимулировали большее количество людей ознакомиться с отчетом. Во-вторых, получили много полезной информации.

Были опасения, что встреча обернется фарсом, гости не станут критиковать нас, но сейчас я абсолютно искренне признаюсь, что встреча была конструктивной.  Практически каждый спикер дал нам информацию для размышления.Хотя и лестных комментариев было немало)

О чем говорили стейкхолдеры, что вы взяли себе на заметку?

Было много полезных комментариев, например:

  1. Было пожелание узнать больше о том, как обеспечивается качество услуг. Эта информация есть в отчете, но, судя по комментариям, ее недостаточно.
  2. Предложено включить в отчет отклики клиентов о том, как наши услуги в сфере устойчивого развития помогают им оптимизировать свой бизнес.
  3. Учтем пожелание больше рассказать об антикоррупционных практиках компании.
  4. Было высказано пожелание ставить более конкретные цели в сфере охраны окружающей среды.

Помимо проведения круглого стола,  какие инструменты вы используете для получения фидбека? Например, как обеспечивается обратная связь от сотрудников?

Для сотрудников у нас разработана специальная оналйн-анкета по программам КСО, результаты которой потом тщательно анализируются. Это помогает Комитету по вопросам корпоративной ответственности получить от сотрудников оценку  своей работы, определить приоритеты в реализации стратегии корпоративной ответственности на последующие периоды.

И в завершении нашего разговора, на ваш взгляд,о чем обязательно нужно написать в отчете?

Есть перечень обязательных, существенных для каждой отдельной компании показателей, которые нужно показывать в динамике.  Нельзя «забыть» написать о том или ином существенном показателе только потому, что он получился негативным или недостаточно позитивным.

Также нельзя заявить о целях,  а потом «забыть» отчитаться об их достижении в следующем отчете. Мы взяли на себя смелость  в конце каждого раздела отчета  указывать, как мы видим  свое развитие по тому или иному компоненту. И, собственно говоря, когда  мы проводим предварительные встречи по подготовке отчета, также ориентируемся на эти цели: справились или нет, что было сделано, а что не было. Об этом тоже надо писать.

Елена Трегуб

Комментарии запрещены.